采购是一项非常古老的社会活动,自从有人类历史记录开始就已存在。
在中国家喻户晓的花木兰故事(木兰辞)中,就写道“东市买骏马,西市买鞍鞯,南市买辔头,北市买长鞭。”花木兰替父从军,需要自己购买行军打仗的全部装备。
对于普通人来说,采购就是购买生活中的各种商品和服务,大到住房汽车,小到柴米油盐,这项技能是所有人都必须掌握的,因此人们对于采购活动有一种天生的熟悉感,似乎采购并不是什么神秘的商业活动。
但是企业级的采购活动与生活中的购买行为并不一样,前者包含着严谨的决策流程和配套的信息软件,帮助企业提高采购管理的效率、决策透明度,并且不断地降低采购成本。
本篇探讨的就是数字化供应链背景下的采购职能和责任,以及数字化供应链工具是如何让采购工作更加精准高效。
采购管理可以分两个维度,第一个是“买什么”的产品维度,第二个是“向谁买”的供应商维度。我们先来讨论产品维度的全生命周期管理,可以分为以下的五个阶段。
经典的产品全生命周期包含以下这五个阶段,在不同的时期,生产和流通渠道中的企业需要关注各个阶段的特征,然后采取相应的采购策略。
企业根据市场的需求,研发投资新的产品或是服务,努力实现与客户需求的匹配。这个阶段是产品或服务的孵化期,企业处于积极开发新品的准备阶段,因此几乎是没有任何收入。
企业把产品推向市场,进行推广和铺货。在这个阶段产品或服务的销售额缓慢增长,市场需要一些时间来接受新的产品。消费者对于新鲜事物都有一个逐渐接受的过程,用现代的商业用语来描述,就是培养用户的消费习惯。
产品销量和利润迅速上升,需求的增加要求生产能力相应地提升,对于产品的原材料需求也成比例增长。一旦商品被市场接受,就能够进入一个高速发展期。
产品销售达到一定规模后逐步稳定,企业进入了利润率增长最快的阶段,获得丰厚的回报。销售量虽然还在增加,但是增速已开始放缓。
由于市场饱和、消费者喜新厌旧心理、技术进步、替代商品的出现、恶性价格竞争等因素,商品将进入生命周期的衰退期。在这个时期销售额开始下降,需要关注产品的库存情况,避免产生冗余库存。
在产品全生命周期中,80%的产品成本是在设计阶段确定的。在传统模式下,一旦设计完成以后,产品的物料清单BOM、样机工装、配套原料供应商、生产设施等资源都全部确定,如果想要进行修改,就要付出额外大量的成本。
随着现在消费者对于产品品质和创新要求的与日俱增,越来越强调产品的个性化属性,产品需要大量定制化,才能够满足每个客户独特需求。
由于80%的成本是在设计阶段决定的,有效地管理市场多样化、个性化产品需求,实现以市场及客户为导向的产品研发及工程设计就显得尤为重要。
产品的设计工具与方法、研发设计标准规范、通用资源数据与流程、产品数据共享与协同、研发立项与统筹规划等,是决定产品设计成功与否的关键,也是研发与协同的难点痛点。
在数字化时代,信息系统服务商可以为企业提供集成化和标准化的软件平台,满足客户对业务创新、灵活适应变化的需求。
软件平台对企业架构的支持,以及产品数据从设计源头到后端制造交付的无缝对接,特别是针对系列化设计、订单制造模式(Config to Order)、跨企业协同的整合支持能力,帮助企业实现了研发、制造、供应、销售、财务等核心数据的整合,打造新一代企业集团级别的研发设计管理平台。
以SAP PLM(Product Lifecycle Management)平台为例,SAP PLM与SAP ERP一体化的系统架构,做到了设计与后端共享主数据,实现产品核心数据的同源统一数据源的产品全生命周期管理。
产品核心数据由研发工程师在设计工程中一次创建,共享应用,减少了集成传输维护及核对环节,提高了效率,同时还降低了差错率。两套系统,同源一体的数据架构,可以给研发赋能,直接调用后端相关数据,也可以快速支持后端业务推进,适时查看技术数据。
采购管理的第二个维度是供应商管理,就如同产品有生命周期管理模型,供应商也可以用生命周期的理念进行管理。
作为企业的采购管理人员,经常会遇到一些现实问题:
■ 为什么不断重复寻找新供应商?
■ 供应商绩效出问题,是没选对供应商,还是管理不到位?
■ 单一供应商Single Source Supplier如何管理?
■ 总部或客户指定的供应商如何管理?
■ 垄断型供应商如何管理?
■ “低成本国家采购项目”如何操作和管理?
■ 想要淘汰供应商,如何制定退出策略,规避风险?
供应商对企业非常重要,在制造业的产品成本中,60-70%来自于原材料成本。上游供应商的产品质量、交期及服务,都直接影响下游客户企业的竞争力。倘若供应商未能及时交货,导致客户工厂停工,就会造成巨大的销售损失。
事实上,部分企业过于追求短期经济利益,为了完成采购目标,过分看重低价格,频繁更换供应商。成功的采购不仅依赖于出色的谈判技能,或者高水平的供应商持续管理水平,更需要采购方对于供应市场有深度了解,及其对供应商开发的正确选择和评估管理。
供应商管理的目的是使其能够满足客户企业的需求,实现企业的经营目标。如果供应商交货不准时、质量不达标、服务不配合,这说明供应商管理是失效的。
有些企业仅仅依靠淘汰替换方式来管理供应商,这种简单粗暴的模式并不严谨科学,企业应该实施供应商全生命周期管理,运用PDCA闭环模式来解决问题。由此,供应商管理需要有一套成熟的流程体系。
除了流程以外,企业还需要数字化的工具让流程固化。在经济全球化的推动下,参与全球化的企业快速增长,同时也让这些企业面临供应商绩效管理的难题,那就是如何实施规模化的管理。
由于采购的供应商主数据来源繁杂,供应商引入、评审、质量和交期管理、绩效管理、风险管理和关系管理等都有一套数据。如果这些数据库之间没有打通,那么数据就是相互分离的“信息孤岛”。
使用者在调用数据的时候,只能用最原始的复制黏贴方式来传输信息,效率低下而且极易出错。此外,信息孤岛里的数据之间没有关联,难以进行深度的分析,因此不能提供可决策的信息。对于采购高管来说,他们无法清晰地了解整个供应商群体的状况,从而难以高效地制定采购战略。
数字技术的进步可以简化流程、减少开支,同样支持管理供应商的信息,最重要的是能够获取所有供应商的全方位视图,提高合规性,预防供应商中断的风险。
理想的供应商管理信息系统是相对独立,但同时又能与企业ERP系统对接。相对独立的系统,可以让信息软件的模块设计更加完整,功能更加强大。与ERP系统对接,可以让数据自动传输,减少不必要的人工操作。
不管是从产品维度,还是从供应商维度进行采购管理,现在都已经有了成熟的数字化工具辅助采购方提高管理效率,更容易地获取大量数据进行决策分析。
采购活动在数字化工具的支持下变得更加透明,从而获得了企业管理者的一致青睐。